Made on
Tilda
Разбираем вопросы, которые чаще всего возникают у руководителей: от приёма на работу до проверки трудовой инспекции. Коротко, по существу и со ссылками на нормы законодательства Российской Федерации.
Ничего не нашлось. Попробуйте другое слово или задайте вопрос нам напрямую.
Да. Трудовой кодекс не обязывает работодателя держать в штате кадрового специалиста, поэтому ведение кадров можно передать подрядчику по договору возмездного оказания услуг. Важно не путать это с запрещённым «заёмным трудом»: мы оказываем услугу, а не предоставляем вам персонал. Работодателем ваших сотрудников остаётесь вы.
Перед государством за соблюдение трудового законодательства отвечает работодатель, и передача функций подрядчику этого не меняет. Ответственность подрядчика перед вами определяется договором: какие работы он выполняет, в какие сроки и как возмещает убытки при ошибке по своей вине. Поэтому договор с кадровым аутсорсером нужно читать так же внимательно, как трудовой договор с ключевым сотрудником.
Работодатель вправе поручить обработку персональных данных другому лицу, но только на основании договора с особым условием — поручения на обработку. В нём перечисляются действия с данными, цели обработки и обязанность подрядчика обеспечивать их конфиденциальность и защиту. Без такого поручения передача данных подрядчику будет нарушением.
Приказы, трудовые договоры и другие документы работодателя подписывает руководитель или лицо, которому он делегировал это право доверенностью или приказом. Подрядчик готовит документы, проверяет их и организует подписание, но не подписывает их от имени работодателя без надлежащих полномочий. Для подачи отчётности от имени компании представителю нужна доверенность, в электронной форме — машиночитаемая.
Кадровые документы принадлежат работодателю и при расторжении договора возвращаются ему в полном объёме. Передача оформляется актом и описью, чтобы новый специалист сразу понимал, что и где находится. Этот порядок стоит закрепить в договоре заранее.
Паспорт, трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, кроме случаев первого трудоустройства, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, документы воинского учёта для военнообязанных и документ об образовании, если работа требует специальных знаний. Для отдельных должностей добавляется справка об отсутствии судимости. Требовать документы сверх перечня, установленного законом, запрещено.
Если сотрудник фактически допущен к работе, договор оформляется в письменной форме не позднее трёх рабочих дней со дня допуска. В эти же сроки сотрудника знакомят под подпись с приказом о приёме. С правилами распорядка и другими локальными актами работника нужно ознакомить до подписания трудового договора.
С 2013 года унифицированные формы не обязательны: работодатель может утвердить собственные бланки кадровых документов. Главное, чтобы в них были обязательные реквизиты первичного документа. Многие компании продолжают пользоваться привычными формами — это тоже допустимо.
Общий предел — три месяца, для руководителей организации, их заместителей и главных бухгалтеров — шесть месяцев. При договоре на срок от двух до шести месяцев испытание не может превышать двух недель. Испытание не устанавливается, например, беременным, работникам до 18 лет и принятым по конкурсу. Условие об испытании должно быть прописано в трудовом договоре, иначе работник считается принятым без него.
Только в случаях, перечисленных в законе, когда отношения не могут быть установлены на неопределённый срок: замена отсутствующего работника, сезонные работы, работа в только что созданной небольшой организации и другие. Максимальный срок — пять лет. Если основания для срочного договора нет, суд может признать его бессрочным.
Сведения о приёме подаются в составе формы ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Такой же срок действует для увольнения и для заключения или расторжения договоров гражданско-правового характера. За нарушение сроков предусмотрены финансовые санкции.
Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажная трудовая книжка не оформляется: сведения ведутся только в электронном виде. Работникам, которые сохранили бумажную книжку, работодатель продолжает вносить в неё записи. Электронные сведения формируются в любом случае.
Нужно проверить разрешительные документы (патент или разрешение на работу, если они требуются для этой категории иностранцев) и в течение трёх рабочих дней уведомить органы МВД о заключении договора. Так же уведомляют и о его прекращении. За неуведомление организациям грозят одни из самых крупных штрафов в трудовой сфере.
Можно, если человек выполняет конкретный результат, а не встроен в процессы компании. Если у исполнителя есть рабочее место, график, должность и подчинение, такие отношения признаются трудовыми со всеми последствиями. Подмена трудового договора гражданско-правовым прямо запрещена и наказывается штрафом.
Правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков и документ о порядке обработки персональных данных работников, а также документы о системе оплаты труда, если она не прописана в трудовых договорах. Отдельные акты обязательны при определённых условиях — например, при дистанционной работе или сменном графике. Отсутствие обязательных актов — одно из самых частых нарушений, которое фиксирует инспекция.
Да, если она относится к микропредприятиям. Такой работодатель вправе полностью или частично отказаться от локальных актов, перенеся все условия в трудовые договоры на основе типовой формы, утверждённой Правительством. Если компания утратит статус микропредприятия, акты нужно будет разработать в течение четырёх месяцев.
Под подпись: в листе ознакомления, журнале или в самом документе, а при электронном документообороте — с помощью электронной подписи. Нового сотрудника знакомят до подписания трудового договора. Акт, с которым работник не ознакомлен, нельзя применить к нему — например, при дисциплинарном взыскании.
Трудовой кодекс прямо не называет его обязательным, но ссылается на него, когда говорит о трудовой функции работника. На практике штатное расписание запрашивают при проверках и используют в спорах о сокращении, поэтому без него компании сложно доказать свою позицию. Изменения в штатное расписание вносятся приказом.
Если в компании есть первичная профсоюзная организация, ряд актов принимается с учётом её мнения: правила распорядка, системы оплаты и премирования, график отпусков и другие. Проект направляется профсоюзу, который в течение пяти рабочих дней даёт мотивированное мнение. Если профсоюза нет, акты утверждаются работодателем самостоятельно.
Положение определяет, какие премии являются частью зарплаты и при каких условиях их можно не выплачивать. Без него спорную премию суд может признать гарантированной частью оплаты, и работодатель не сможет её снизить. Чётко прописанные критерии защищают и компанию, и мотивационную систему.
Не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 17 декабря. График обязателен и для работодателя, и для работника. О начале отпуска сотрудника нужно уведомить под подпись не позднее чем за две недели.
Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если срок нарушен, работник вправе потребовать перенести отпуск. Кроме того, за задержку начисляется денежная компенсация.
Да, по соглашению между работником и работодателем. При этом хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет не менее 28 календарных дней.
Часть отпуска сверх 28 дней можно заменить денежной компенсацией по письменному заявлению работника. Основные 28 дней компенсируются деньгами только при увольнении. Не предоставлять отпуск два года подряд запрещено.
Да, работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Форму табеля компания может утвердить сама. Табель — основа для начисления зарплаты и ключевое доказательство в спорах о переработках.
Как правило, с письменного согласия работника и не более четырёх часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Первые два часа оплачиваются минимум в полуторном размере, последующие — минимум в двойном. По желанию работника оплату можно заменить дополнительным временем отдыха.
Нужно его письменное согласие и приказ работодателя, а для некоторых категорий — ещё и медицинское заключение об отсутствии противопоказаний. Работа оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника вместо этого возможна одинарная оплата плюс другой день отдыха.
В трудовом договоре или дополнительном соглашении указывается вид дистанционной работы: постоянная, временная или комбинированная. Там же прописываются порядок взаимодействия, сроки ответов и обмен документами. Временный перевод на удалёнку возможен и без согласия работника — в случаях, прямо указанных в законе.
Не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Конкретные даты выплаты фиксируются в правилах распорядка, коллективном или трудовом договоре. Если день выплаты выпадает на выходной, зарплату выплачивают накануне.
Работодатель обязан выплатить компенсацию не ниже 1/150 ключевой ставки Банка России от невыплаченной суммы за каждый день задержки. Компенсация начисляется автоматически, даже если работник её не требует. Кроме того, предусмотрены административные штрафы, а при длительной задержке возможна и уголовная ответственность.
Нет, если сотрудник полностью отработал норму времени за месяц. Сравнивается вся месячная зарплата, включая надбавки и премии, но без доплат за сверхурочную работу, работу в выходные и ночью. В регионе может действовать собственная минимальная зарплата выше федерального МРОТ.
Да. При каждой выплате работодатель в письменной форме сообщает работнику о составных частях зарплаты, удержаниях и итоговой сумме. Форма расчётного листка утверждается работодателем с учётом мнения профсоюза, если он есть. Листок можно направлять и в электронном виде.
Только в случаях и пределах, установленных законом. Сумму ущерба в пределах среднего месячного заработка можно удержать по распоряжению работодателя не позднее месяца с момента её определения. В остальных случаях нужно добровольное согласие работника или решение суда. Общий размер удержаний, как правило, не может превышать 20% от каждой выплаты.
По общему правилу работник предупреждает о своём увольнении за две недели. По соглашению сторон договор можно расторгнуть и раньше. Если увольнение связано с невозможностью продолжать работу — например, с выходом на пенсию или поступлением на учёбу, — работодатель обязан уволить в срок, указанный в заявлении.
Стороны свободно договариваются о дате и условиях — например, о выплате компенсации. Отменить соглашение в одностороннем порядке нельзя: изменить его можно только по взаимному согласию. Для работодателя это самый безопасный способ расстаться с сотрудником при минимальном риске спора.
Работника нужно предупредить персонально и под подпись не менее чем за два месяца, предложить ему все подходящие вакансии и учесть преимущественное право на оставление на работе. Заранее уведомляются органы службы занятости, а при наличии профсоюза — и профсоюз. При увольнении выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняется заработок на период трудоустройства.
Сначала у работника письменно запрашивают объяснение. Если через два рабочих дня его нет, составляется акт. Взыскание применяется не позднее месяца со дня обнаружения проступка, а приказ объявляется работнику под подпись в течение трёх рабочих дней. За один проступок можно применить только одно взыскание.
Нельзя увольнять работника в период его временной нетрудоспособности и отпуска, кроме случая ликвидации организации. Беременных женщин нельзя уволить по инициативе работодателя, за исключением ликвидации. Особые гарантии действуют также для одиноких родителей детей до 14 лет и некоторых других категорий.
В день увольнения выдаётся трудовая книжка (если она ведётся на бумаге) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также производится окончательный расчёт. По письменному заявлению работника выдаются заверенные копии документов, связанных с работой. Кроме того, работнику выдают справки о заработке, необходимые для назначения пособий.
В день увольнения. Если работник в этот день не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после того, как он предъявил требование. В расчёт входят зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск и другие причитающиеся выплаты.
Да, если в штате есть граждане, пребывающие в запасе или подлежащие призыву. Работодатель назначает ответственного, ведёт учёт военнообязанных сотрудников и взаимодействует с военным комиссариатом. Обязанность не зависит от размера компании.
Проверка документов воинского учёта при приёме, ведение карточек учёта, сообщение в военкомат о приёме и увольнении военнообязанных сотрудников и об изменении их данных, сверка сведений с военкоматом и ежегодный план работы. Сроки и формы установлены Положением о воинском учёте и методическими рекомендациями Генштаба.
Административные штрафы для должностных лиц и организаций — например, за несообщение сведений о военнообязанных сотрудниках или непредставление документов в военкомат. В последние годы размеры этих штрафов существенно выросли. Поэтому воинский учёт стоит проверить в первую очередь при любом кадровом аудите.
Бронирование — это освобождение работников от призыва по мобилизации и в военное время. Оно доступно организациям, которые соответствуют установленным критериям, например имеют мобилизационные задания или работают в отдельных отраслях. Порядок определяется Межведомственной комиссией и требует подготовки отдельного пакета документов.
С 1 сентября 2022 года круг исключений сильно сузился, и большинство работодателей обязаны подать уведомление об обработке персональных данных. Уведомление подаётся до начала обработки, а при изменении сведений — в установленный срок. За неподачу предусмотрен штраф.
Для обработки данных в целях исполнения трудового договора и требований закона отдельное согласие, как правило, не требуется. Согласие нужно при передаче данных третьим лицам, если это не предусмотрено законом, — например, при выпуске зарплатной карты или страховании. Для распространения данных, в том числе размещения на сайте, нужно отдельное согласие.
Документы по личному составу, созданные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, а созданные до этой даты — 75 лет. К ним относятся приказы о приёме и увольнении, личные дела, карточки и трудовые договоры. Сроки хранения других документов определяются отраслевым перечнем Росархива.
Да, Трудовой кодекс разрешает электронный кадровый документооборот. Для сотрудников, работающих на момент перехода, нужно их письменное согласие. Принятые позже работники соглашаются при приёме, а для тех, у кого нет трудового стажа на 31 декабря 2021 года, согласие не требуется. Порядок перехода закрепляется локальным актом.
Работодатель подписывает документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Работник может использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись, а в случаях, предусмотренных законом, — простую электронную подпись. Неквалифицированную подпись работник может получить бесплатно, например через приложение «Госключ».
За нарушение трудового законодательства организацию штрафуют на сумму от 30 до 50 тысяч рублей, а за неоформление или ненадлежащее оформление трудового договора — от 50 до 100 тысяч рублей. При повторном нарушении суммы растут, а руководителя могут дисквалифицировать на срок до трёх лет. Отдельно наказывают за нарушения по иностранным работникам, воинскому учёту и персональным данным — там суммы бывают ещё выше.
Ответы на этой странице носят справочный характер и актуальны на октябрь 2026 года. Законодательство меняется, а у каждой компании свои обстоятельства, поэтому для решения конкретной задачи лучше обратиться к нам за консультацией.